Стивер Роббинс - Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше

Когда Кэролайн приступает к работе, ящик входящих писем – сосредоточие ее рабочего пространства. Это становится средством движения вперед, даже когда приходит новое сообщение. Для меня, с моими отдельными системами, электронная почта – сильнейший отвлекающий фактор, потому что, когда я просматриваю почту, список дел, который обычно подталкивает меня к полезным действиям, – далеко. Комбинированная система Кэролайн экономит ей силы, которые понадобились бы для управления двумя программами, и это помогает ей всегда быть сконцентрированной на действиях.

Вы тоже можете комбинировать задачи, чтобы добиваться прогресса в двух направлениях, выполняя всего одно дело. Подводя итоги командного проекта для написания отчета или статьи, создайте эффект рычага на основе обычного разговора с командой, комбинируя запрос на разъяснительную информацию с написанием отчета. Отправьте своей рабочей группе письмо: «Правильно ли я понимаю проблему? Вот как я это вижу», – а потом впишите основные положения своего отчета. Письма к определенным людям помогут вам поддержать связь и сформулировать свои мысли, основываясь на потребностях этой аудитории. А так как электронная почта работает в двух направлениях, полученные ответы помогут вам прояснить то, что требовалось для финального документа. Самое приятное: людям не нужно знать, что они помогают вам в подготовке отчета, с помощью которого вы добьетесь повышения и станете их боссом. Они работают, перепроверяя ваши выводы, а вы получаете замечательный достоверный отчет, не тратя сил на самостоятельную проверку.

Для комбинирования задач нет никакой магической формулы. Вы можете тренироваться в поиске таких возможностей, выбирая дело или цель, которую нужно достигнуть. Подумайте, как будет строиться работа, затем произвольно выберите другую задачу и спросите себя: «Что я могу сделать, чтобы продвинуться сразу в двух направлениях?» Кристи Хольбаум, автору чудесной книги The Power of Slow, требовался перерыв в работе над продвижением клиента-музыканта. Она решила взять напрокат фильм и устроить «день для себя». К концу просмотра она поняла, что способ помочь клиенту – просмотреть титры фильма местного производства и узнать названия компаний, которым может быть нужен музыкант. Вместо того чтобы специально тратить силы на поиски, она попросту нашла способ продвинуться к своей цели в процессе отдыха.

Староста студенческого совета хотел узнать, как заслужить авторитет у разных групп, с которыми он работал, а также студентов и преподавателей. Так как у него практически не было свободного времени, он спросил себя: «Как я могу добиться авторитета, выполняя свои привычные обязанности?» Он обратил внимание, что часто видится как раз с теми людьми, чье уважение хотел заслужить. И вместо того чтобы болтать «о погоде», решил во время коротких разговоров спрашивать: «Какими качествами наделены люди, с которыми вам нравится работать?» Небольшая перемена в ведении разговора привела к существенным результатам в развитии лидерских качеств. Затрачивая все те же усилия, он теперь одновременно выполняет свою работу, учится зарабатывать авторитет и в действительности зарабатывает его, что определенно означает, что он успевает намного больше.

Вы можете извлечь пользу даже из того, чем занимаетесь в свободное время, комбинируя досуговый интернет-серфинг с реальной работой. Так как все мы любим читать блоги и оставлять едкие комментарии, было бы замечательно использовать это пристрастие, чтобы параллельно двигаться к целям и выполнять свою работу. И это возможно! Посты в блогах могут сподвигнуть вас к написанию целых речей, докладов или отчетов. Если вы пишете на какую-то определенную тему, скажем готовите рекламную статью, расхваливающую прелести удобных кресел, найдите агрессивного блогера, который придерживается противоположной точки зрения. Например, тренера по пилатесу или того, кто пропагандирует ежедневные пробежки. Листайте его блог, пока не найдете особенно резонансную запись, которая заставит кипеть вашу кровь, и ответьте. Но отвечайте интеллигентно, связно, законченными предложениями. По сути, вам нужно использовать эмоциональный заряд, который раззадорит вас и подтолкнет к работе над шедевром.

«Я удивляюсь вашему отношению к бегу трусцой. Такой спорт в черте города, по асфальту, ведет к повреждениям нижнего отдела спины, если бегун не использует специальную экипировку. Для восстановления людям нужно проводить время в удобных креслах. Так почему бы не пропустить травмирующую часть и не перейти сразу к креслу?» Простые действия в виде «копировать – вставить» – и ваша рекламная статья готова.

Необязательно даже публиковать свой комментарий. А вообще, проверьте, что указано в этом блоге по поводу авторских прав. Если, оставляя комментарий, вы отказываетесь от авторских прав на него, просто используйте блог для эмоциональной подзарядки, а затем вырежьте и вставьте комментарий в электронный документ. Вы пишете рекламный текст и развлекаетесь в сети, выполняя при этом всего одно простое действие. Вы хорошо провели время и сэкономили часы, которые потратили бы на написание статьи.

Ваша адресная книга тоже может помочь комбинировать задачи, экономя ваши силы и позволяя ускорить работу. Годами я вел базу потенциальных клиентов в замысловатой программе для управления отношениями с клиентами (CRM). Я чувствовал себя таким продвинутым, исправно тратя деньги и время на синхронизацию между компьютером, онлайн-версией и своим КПК, указывая время последнего общения, их любимые вина, описывая их места в цикле торговых отношений и бла-бла-бла.

Но потом я понял, что мою CRM-систему можно совместить с адресной книгой, если использовать для всего, что я указывал в сложной программе, поля для пометок в ней. Секрет был в том, чтобы осознать, что поля для пометок могут вмещать не только пометки.

Такие поля в адресной книге могут содержать историю контактов, интригующие сплетни и график платежей для «конфиденциальных» денежных переводов, которые клиенты делают, чтобы мы не разносили интригующие сплетни. И управление отношениями с клиентами можно свести к ключевым словам в поле для пометок. Я ставлю «_» перед каждым ключевым словом, чтобы не перепутать его с таким же словом, употребленным в тексте заметки. Я пишу «_потенциальный» в поле каждого нового потенциального клиента. Когда человек нанимает меня, я меняю это ключевое слово на «_клиент». Если же человек решает не нанимать меня, то я указываю: «_заблудшая душа».

Вы можете создавать «умные папки» или запросы, которые помогут отбирать все позиции с заданным ключевым словом в поле для пометок. Вы можете использовать бизнес-слова вроде «_потенциальный», «_клиент», «_поставщик». Можно прибегать и к социальным ключевым словам: «_УжинВечеринкаПриглашение» и «_ВечеринкаЖивотные». Так как ключевые слова – это просто пометки в адресной книге, они синхронизируются между всеми моими компьютерами и портативными устройствами, избавляя меня от необходимости воссоздавать адресный лист повсюду. Теперь, когда я вписываю в поля для пометок информацию о каждом потенциальном клиенте и ключевые слова, мне больше не нужно составлять список адресов и использовать дополнительный инструмент, чтобы управлять всеми контактами.

Извлекайте сверхпользу из больших количеств

Последний вариант рычага поможет вам добиваться лучших результатов с помощью большого числа чего угодно. Нечто маленькое может быть размножено ради внушительных результатов путем широкого распространения. Создатель обучающих программ посвятил два года развитию сети из 30 тысяч филиалов-дистрибьюторов. За два года пришлось упорно потрудиться. Но теперь каждый раз, когда он выпускает новый продукт, почти каждый филиал покупает его, чтобы реализовать у себя. Два года создания сети превратились в рычаг, позволяющий осуществлять 30 тысяч продаж каждого созданного продукта. Это фантастический пример извлечения сверхпользы из большого количества.

Время, потраченное на развитие широкой сети распространения и привлечение потребителей, часто может стать рычагом, превращающим единственный продукт во внушительный бизнес. Недавний выпускник колледжа запустил коммерческий сайт. Он сказал мне, что планировал развивать новые продукты, но понял, что они не продвигают бизнес так, как поиск новых рынков сбыта. За то же время он получил больше выгоды в бизнесе, увеличивая количество покупателей, а не предлагаемых продуктов. Он создал достаточно продуктов для того, чтобы удержать существующих покупателей, а все остальное время посвящал маркетингу и распространению своего влияния.

Один из наиболее эффективных способов использовать большие количества в повседневной жизни – создать репутацию (или, говоря языком XXI века, персональный бренд). Если существует большое количество людей, которые вас знают и уважают, будет гораздо легче устроиться на работу, ускорить процесс поиска информации или попросить кого-то о содействии в построении карьеры, что сэкономит вам массу времени. Мы обсудили множество способов для построения крепких отношений в восьмой главе.